e-Recepce — Selbstbedienungs-Empfang
Ein Empfang, der Besucher auch um sechs Uhr morgens und am Sonntag abfertigt. Der Besucher weist sich mit einem Ausweisdokument oder QR-Code aus, durchläuft die Sicherheitsunterweisung, das System ruft den Gastgeber an und gibt eine Zutrittskarte aus.
Acht Minuten am Schalter schrumpfen auf neunzig Sekunden
Ein klassischer Empfang hat zwei Schwächen: Er kostet für jede Betriebsstunde Lohn und außerhalb der Arbeitszeit ist er schlicht nicht da. Dabei ist das meiste, was eine Empfangskraft tut, wiederkehrende Verwaltung — Namen abschreiben, die Unterweisung unterschreiben lassen, den Gastgeber anrufen, eine Karte ausgeben und nach dem Besuch zurücknehmen.
e-Recepce führt diese gesamte Kette selbst durch. Der Besucher legt den Personalausweis auf oder scannt den QR-Code aus der Einladung, das System liest die Daten aus dem Dokument, führt ihn durch die Sicherheitsunterweisung, lässt ihn direkt auf dem Bildschirm unterschreiben, ruft den Gastgeber an und gibt nach dessen Bestätigung eine RFID-Karte für das Drehkreuz aus.
Sie erhalten eine Evidenz, in der nachvollziehbar ist, wer im Gebäude war, wann er kam, wen er besuchte und dass er die Unterweisung durchlaufen hat. Genau das werden Auditor und Versicherung von Ihnen verlangen.
Was wegfällt
- Lohn für einen besetzten Empfang außerhalb der Stoßzeiten
- Ein handgeführtes Besucherbuch
- Papierprotokolle der Sicherheitsunterweisung
- Die Suche, wer eine Karte verloren hat
- Eine Warteschlange bei der Ankunft einer ganzen Gruppe
Was e-Recepce kann
Der Umfang wird auf Ihren Betrieb zugeschnitten — von der reinen Registrierung bis zur vollständigen Integration in das Zutrittskontrollsystem.
- Durchgehender 24/7-Betrieb ohne Personal
- Lesen von Personalausweisen und Reisepässen
- Lesen von QR-Codes aus Einladungen
- Mehrsprachige Oberfläche
- Digitale Sicherheitsunterweisung und PSA
- Elektronische Unterschrift auf dem Bildschirm
- PDF-Protokoll über die absolvierte Unterweisung
- Automatische RFID-Kartenausgabe
- Karteneinzug beim Verlassen (Schlucker)
- Sammelregistrierung einer ganzen Gruppe
- Webbasierte Voranmeldung von Besuchern
- iCalendar-Einladungen für Outlook
- Telefonische Kontaktaufnahme mit dem Gastgeber
- Zutrittsfreigabe per Tonwahl
- Besucherevidenz und -historie
- Datenexport für Audits
- Anbindung an das Zutrittskontrollsystem über API
- Webbasierte Verwaltung von jedem Computer
Die Evidenz, die Sie am Tag nach der Inbetriebnahme sehen
Die Verwaltung läuft im Browser. Am häufigsten wird daraus eine Übersicht gedruckt, wer im Gebäude war — sei es für ein Audit oder bei der Suche nach einer fehlenden Karte.
Typische Einsätze
Am meisten lohnt es sich dort, wo täglich Dutzende Menschen den Empfang passieren, der Betrieb auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit läuft oder wo Sie die Sicherheitsunterweisung nachweisbar belegen müssen.
Unterlagen zu e-Recepce
Das, was wir üblicherweise nach dem ersten Gespräch per E-Mail schicken. Sie können es gleich mitnehmen.
Der Kiosk liest das Dokument nicht mit dem Auge, sondern aus der maschinellen Zone
Eine billige Lösung scannt die Vorderseite des Dokuments und „liest“ sie per OCR — und verwechselt die Null mit dem Buchstaben O. Unser Kiosk liest die maschinenlesbare Zone (MRZ) nach der Norm ICAO 9303: beim Personalausweis, beim Reisepass und bei Ausländerdokumenten. Teil der Zone sind Prüfziffern, sodass sich die Übertragung selbst verifiziert und das Besucherformular ohne Tippfehler vorausgefüllt wird.
Dazu optional zwei Extras. Eine Gültigkeitsprüfung des Dokuments gegen das öffentliche Register ungültiger Dokumente können wir so ergänzen, dass sie auch bei Netzausfall aus einer lokalen Kopie läuft — der Kiosk warnt, wenn ein vorgelegtes Dokument als verloren oder gestohlen gemeldet ist. Und eine Alkoholerkennung mit externem Tester, bei der das System ohne einen Atemtest unter dem Grenzwert niemanden hineinlässt.
Wo die Grenze liegt, sagen wir offen: Der Kiosk prüft, dass das Dokument nicht als ungültig gemeldet ist und dass die Prüfziffern stimmen. Er prüft weder die physische Echtheit des Dokuments noch, dass die Person dessen Inhaber ist — das ist eine andere Ebene und wir verkaufen sie niemals als „Identitätsprüfung“.
Was der Kiosk aus dem Dokument kann
- MRZ-Lesung — Personalausweis, Reisepass und Ausländerdokumente
- Prüfung der Prüfziffern gegen Tippfehler
- Optionale Gültigkeitsprüfung gegen das Register
- Optionale Alkoholerkennung vor dem Einlass
- Vorausfüllen des Besuchsformulars ohne manuelle Eingabe
Die häufigsten Fragen
Müssen wir dafür die Empfangskraft entlassen?
Nein, und die meisten Kunden tun es nicht. Das typische Szenario ist, dass die Empfangskraft für das bleibt, was die Maschine nicht kann — Repräsentation, Ausnahmen, Arbeit für die Firma — und der Kiosk die Morgenspitze, Mittagszeiten, Abende und Wochenenden abdeckt. Die Einsparung entsteht dadurch, dass Sie die zweite und dritte Schicht nicht besetzen müssen.
Wo läuft die Software — bei uns oder bei Ihnen?
Je nach Ihrer IT-Richtlinie. Die Steuerungssoftware kann direkt im Kiosk, auf einem Server in Ihrem Netzwerk oder in unserer dedizierten Infrastruktur laufen. Die Datenbank ist in der Basisinstallation lokal und nicht ins Internet exponiert.
Wer liefert den Inhalt der Sicherheitsunterweisung?
Sie. Wir liefern die Technologie, die ihn präsentiert, unterschreiben lässt und den Nachweis speichert. Der Inhalt der Unterweisung liegt in Ihrer Verantwortung und ist für jeden Betrieb anders.
Kann es eine Karte in unser bestehendes Zutrittskontrollsystem ausgeben?
Manchmal ja, aber es ist keine Selbstverständlichkeit — es hängt davon ab, welche Schnittstelle Ihr System bietet. Entweder gibt der Kiosk Karten mit direkt in ihm voreingestellten Rechten aus (typischerweise für das angrenzende Drehkreuz), oder die Rechte werden in Ihrem Zutrittskontrollsystem über dessen API verwaltet. Die zweite Variante prüfen wir stets vorab und versprechen sie niemals blind.
Schafft es eine Gruppe, die mit einem Bus ankommt?
Ja. Die Sammelregistrierung erfasst die ganze Gruppe auf einmal; der Fahrer erhält eine virtuelle Karte und die Insassen physische Karten für das Drehkreuz.
Interessiert an einem elektronischen Empfang für Ihren Betrieb?
Beschreiben Sie uns, wie es bei Ihnen heute läuft. Wir melden uns mit einem Vorschlag zum Umfang und einem Preis — oder stellen Sie zunächst Ihre Anforderung im Konfigurator zusammen.