Elektronická recepce
Recepce, která odbaví návštěvu i v šest ráno a v neděli. Návštěvník se identifikuje dokladem nebo QR kódem, projde seznámením s BOZP, systém zavolá hostiteli a vydá přístupovou kartu.
Osm minut u přepážky se scvrkne na devadesát vteřin
Klasická recepce má dvě slabiny: stojí mzdu za každou hodinu provozu a mimo pracovní dobu prostě není. Přitom většina toho, co recepční dělá, je opakovaná administrativa — opsat jméno, nechat podepsat seznámení, zavolat hostiteli, vydat kartu, po odchodu ji vzít zpět.
e-Recepce tenhle řetězec provede sama. Návštěvník přiloží občanský průkaz nebo naskenuje QR kód z pozvánky, systém si z dokladu načte údaje, provede ho seznámením s BOZP, nechá ho podepsat přímo na obrazovku, zavolá hostiteli a po jeho potvrzení vydá RFID kartu na turniket.
Vy dostanete evidenci, ve které je dohledatelné, kdo byl v budově, kdy přišel, koho navštívil a že prošel seznámením. To je přesně to, co po vás bude chtít auditor i pojišťovna.
I tady platí, že názvů je víc než věcí. Automatická recepce, samoobslužná recepce i digitální recepce označují totéž — kiosek pro návštěvy, který zvládne registraci bez recepční. Potřebujete-li evidenci návštěv bez kiosku, u obsluhy na vrátnici, hodí se spíš návštěvní systém.
Co odpadne
- Mzda za obsazenou recepci mimo špičku
- Ručně vedená kniha návštěv
- Papírové protokoly o seznámení s BOZP
- Dohledávání, komu se ztratila karta
- Fronta při hromadném příjezdu skupiny
Co e-Recepce umí
Rozsah se skládá podle vašeho provozu — od holé registrace až po plnou integraci na přístupový systém.
- Nepřetržitý provoz 24/7 bez obsluhy
- Čtení občanských průkazů a pasů
- Čtení QR kódů z pozvánek
- Vícejazyčné rozhraní
- Digitální seznámení s BOZP a OOPP
- Elektronický podpis na obrazovku
- PDF protokol o absolvování seznámení
- Automatický výdej RFID karet
- Sběr karet při odchodu (polykač)
- Hromadná registrace celé skupiny
- Webová předregistrace návštěv
- Pozvánky iCalendar do Outlooku
- Telefonické kontaktování hostitele
- Autorizace vstupu tónovou volbou
- Evidence a historie návštěv
- Export dat pro audit
- Napojení na přístupový systém přes API
- Webová správa z libovolného počítače
Evidence, kterou uvidíte druhý den po nasazení
Správa běží v prohlížeči. Nejčastěji se z ní tiskne přehled, kdo byl v budově — ať už kvůli auditu, nebo když se hledá, komu chybí karta.
Typická nasazení
Nejvíc dává smysl tam, kde denně projde recepcí desítky lidí, provoz běží i mimo běžnou pracovní dobu, nebo kde musíte prokazatelně doložit seznámení s BOZP.
Podklady k e-Recepci
To, co obvykle posíláme mailem po prvním hovoru. Můžete si to vzít rovnou.
Kiosek nečte doklad okem, ale ze strojové zóny
Levné řešení nasnímá přední stranu dokladu a „přečte" ji OCR — a splete si nulu s písmenem O. Náš kiosek čte strojově čitelnou zónu (MRZ) podle normy ICAO 9303: u občanského průkazu, u pasu i u dokladů cizinců. Součástí zóny jsou kontrolní číslice, takže se přepis ověří sám a formulář návštěvy se předvyplní bez překlepů.
K tomu volitelně dvě věci navíc. Kontrolu platnosti dokladu proti veřejné evidenci neplatných dokladů umíme doplnit tak, že běží i při výpadku sítě z místní kopie — kiosek upozorní, když je předložený doklad hlášen jako ztracený nebo odcizený. A detekci přítomnosti alkoholu v dechu externím testerem.
Kde je hranice, říkáme rovnou: kiosek ověří, že doklad není nahlášen jako neplatný a že sedí kontrolní číslice. Neověřuje fyzickou pravost dokladu ani že osoba je jeho držitel — to je jiná úroveň a nikdy ji neprodáváme jako „ověření totožnosti".
Stejně poctivě to řekneme u testeru: detekujeme přítomnost alkoholu v dechu, neměříme jeho hladinu a nejsme stanovené měřidlo. Výsledek je pokyn pro odbavení, ne důkaz.
Co kiosek z dokladu umí
- Čtení MRZ — občanka, pas i doklady cizinců
- Ověření kontrolních číslic proti překlepu
- Volitelná kontrola platnosti proti evidenci
- Volitelná detekce přítomnosti alkoholu v dechu
- Předvyplnění návštěvy bez ručního přepisu
Na co se ptají nejčastěji
Musíme kvůli tomu propustit recepční?
Ne, a většina zákazníků to nedělá. Typický scénář je, že recepční zůstává na to, co stroj neumí — reprezentaci, řešení výjimek, práci pro firmu — a kiosek pokrývá ranní špičku, obědy, večery a víkendy. Úspora vzniká tím, že nemusíte obsazovat druhou a třetí směnu.
Kde běží software — u nás, nebo u vás?
Podle vaší IT politiky. Řídicí software může běžet přímo v kiosku, na serveru ve vaší síti, nebo v naší vyhrazené infrastruktuře. Databáze je v základním nasazení lokální a není vystavená do internetu.
Kdo dodá obsah seznámení s BOZP?
Vy. My dodáme technologii, která ho odprezentuje, nechá podepsat a uloží doklad. Obsah seznámení je vaše odpovědnost a bývá pro každý provoz jiný.
Umí to vydat kartu do našeho stávajícího přístupového systému?
Někdy ano, ale není to samozřejmost — záleží na tom, jaké rozhraní váš systém nabízí. Buď kiosek vydává karty s právy přednastavenými přímo v něm (typicky na přilehlý turniket), nebo se práva spravují ve vašem přístupovém systému přes jeho API. Druhou variantu vždy ověřujeme předem a nikdy ji neslibujeme naslepo.
Zvládne to skupinu, která přijede jedním autobusem?
Ano. Hromadná registrace zaeviduje celou skupinu najednou; řidič dostane virtuální kartu a posádka fyzické karty na turniket.
Jaký je rozdíl mezi elektronickou, automatickou a samoobslužnou recepcí?
Jsou to označení pro totéž — recepci, kterou obslouží sám návštěvník na kiosku. Rozhodovat byste se měli podle něčeho jiného: jestli chcete kiosek, který návštěvu odbaví celou (doklad, seznámení, telefonát hostiteli, karta), nebo jen evidenci návštěv, kterou vede obsluha na vrátnici. To druhé řeší návštěvní systém.
Jaké doklady kiosek přečte?
Občanské průkazy a cestovní pasy načte čtečka dokladů, z pozvánky stačí QR kód. Čtení dokladů je volitelné — někde stačí, aby se návštěva představila jménem a firmou. Co se z dokladu skutečně uloží, si nastavíte; systém nepotřebuje evidovat víc, než na co máte právní důvod.
Zajímá vás elektronická recepce pro váš provoz?
Popište nám, jak to u vás dnes chodí. Vrátíme se s návrhem rozsahu a cenou — nebo si nejdřív naklikejte zadání v konfigurátoru.