Besucher
Kurze Unterweisung zu den Verkehrsregeln im Areal und Unterschrift am Tablet. In einer Minute am Empfang erledigt; die Bestätigung hängt an der Person, nicht am Papier.
Für EHS- und Arbeitsschutz-Manager
Digitale Erfassung von Schulungen und Besucherunterweisungen
Das Audit interessiert nicht, dass die Unterweisung stattfand — es interessiert der Nachweis. Die digitale Erfassung mit Gültigkeiten, Sprachversionen und PDF-Bestätigungen deckt Besucher, Dienstleister und eigene Mitarbeiter ab.
Warum Papier nicht reicht
Die Unterweisung nachzuweisen ist schwerer, als sie durchzuführen
Jemanden mit den Regeln vertraut machen kann jede Pforte. Das Problem beginnt ein Jahr später, wenn nachzuweisen ist, dass es geschah — wer unterschrieb, wann, in welcher Sprache und ob es noch gilt. Papier in der Schublade trägt das nicht, und eine von Hand geführte Gültigkeitstabelle scheitert am ersten Personalwechsel.
Die Lösung ist das Modul Sicherheitsunterweisung: Die Unterweisung entsteht direkt in der Akte. Die Person unterschreibt am Tablet oder absolviert den Test am Schulungs-PC, das System trägt die Gültigkeit ein und erzeugt eine PDF-Bestätigung mit ihren Daten, dem Erklärungstext und der Unterschrift.
Beim nächsten Kommen wird die Gültigkeit automatisch geprüft — die Besetzung sieht, was der Person fehlt, bevor sie sie hineinlässt. Das Modul wird separat verkauft und lässt sich auch dort einführen, wo Sie die Besuchererfassung anders oder gar nicht lösen.
Was dadurch entfällt
- Papiere, die sich nicht finden lassen
- Handgeführte Tabelle der Schulungsgültigkeiten
- Erneute Unterweisung von jemandem, dessen Unterweisung noch gültig ist
- Streit darüber, ob die Unterweisung stattgefunden hat
- Dolmetschen für fremdsprachige Mitarbeiter
Wen die Akte abdeckt
Besucher, Lieferant oder eigener Mitarbeiter
Der Umfang unterscheidet sich, die Akte nicht. Die Regeln bestimmt eine Pflichtenmatrix nach Personentyp, Abteilung und Position.
Dienstleister und Externer
Eine ausführlichere Schulung mit Test am Schulungs-PC, weil er im Areal arbeitet. Die Gültigkeit wird überwacht und beim nächsten Kommen automatisch geprüft.
Eigener Mitarbeiter
Wiederkehrende Schulungen nach Abteilung und Position — andere fürs Lager, andere für Fahrer. Die Übersicht zeigt, wessen Gültigkeit endet, bevor sie endet.
Nachweisbarkeit
Sprachen, Gültigkeiten und ein auffindbarer Nachweis
Jede Sprache ist eine eigene Variante der Unterweisung mit eigener Präsentation und eigenem Test — üblich Tschechisch, Englisch, Deutsch und Polnisch, je nach Belegschaft auch weitere. Fehlt eine Inhaltssprache, greift automatisch Englisch. Das Absolvieren in irgendeiner Sprache gilt über alle Sprachen hinweg.
Der Test hat eine einstellbare Bestehensgrenze und lässt sich wiederholen; ohne Unterschrift kann die Unterweisung nicht abgeschlossen werden. Zu jedem Abschluss entsteht eine PDF-Bestätigung, auffindbar bei der Person — beim Audit filtern Sie die Akte statt Ordner zu wälzen.
Die Inhalte pflegen Sie selbst in der Web-Verwaltung: Präsentationen aus Bildern, Video und PDF, Testfragen, Sprachversionen. Eine Regeländerung wartet nicht auf den Lieferanten.
Was die Akte überwacht
- Gültigkeit jeder Unterweisung in Tagen
- Übersicht über abgelaufene und bald ablaufende
- PDF-Bestätigung zu jedem Abschluss
- Sprachversionen mit Fallback auf Englisch
- Prüfung bei jedem Kommen
Wir sind kein Anbieter von Arbeitsschutzschulungen und ersetzen nicht Ihre Sicherheitsfachkraft. Die Inhalte liefern und genehmigen Sie — wir liefern die Technologie, die sie in der richtigen Sprache präsentiert, per Test prüft, unterschreiben lässt und den Nachweis jederzeit später ausstellt.
Häufige Fragen
Was EHS-Manager am häufigsten fragen
Wie weise ich dem Auditor die Schulung eines Externen nach?
Sie suchen die Person in der Akte und finden ihre PDF-Bestätigung mit Erklärungstext, Datum, Sprache und Unterschrift. Kein Papiersuchen — Sie filtern die Akte.
Wie gehen Sie mit ausländischen Fahrern und Arbeitern um?
Die Unterweisung läuft in Sprachversionen mit eigener Präsentation und eigenem Test; fehlt eine Inhaltssprache, greift automatisch Englisch. Der Abschluss in einer Sprache gilt für alle.
Brauchen wir dafür einen Kiosk?
Nein. Das Modul wird separat verkauft: Die kurze Unterweisung wird am Tablet am Empfang unterschrieben, die volle Schulung läuft auf einem gewöhnlichen PC im Browser. Mit dem e-Recepce-Kiosk lässt es sich verbinden, braucht ihn aber nicht.
Deckt es auch wiederkehrende Mitarbeiterschulungen ab?
Ja. Mitarbeiter haben in der Matrix eigene Regeln nach Abteilung und Position, das System überwacht die Gültigkeit, und die Übersicht zeigt, wessen abläuft. Inhalte und Fristen bestimmt Ihre Sicherheitsfachkraft.
Kann es auch andere Unterweisungen als Arbeitsschutz?
Ja — die Unterweisungstypen legen Sie selbst an. Üblich sind so auch Datenschutzbelehrung, Verkehrsregeln im Areal oder Fahrerschulungen.
Unterweisungen auf Anhieb nachweisbar machen?
Beschreiben Sie uns, wen Sie heute unterweisen und wie Sie es nachweisen. Wir melden uns mit Umfangsvorschlag und Preis.