Besuchermanagement-System
Nicht jeder Betrieb braucht einen Selbstbedienungskiosk. Wenn jemand die Werkspforte besetzt, genügt ein Werkzeug, das die Erfassung übernimmt und die Unterweisungen im Blick behält.
Ein Kiosk lohnt sich nicht überall
Ein Kiosk ist sinnvoll, wo sich Schlangen bilden, der Betrieb außerhalb der Arbeitszeit läuft oder eine besetzte Schicht eingespart werden soll. Wenn aber ohnehin jemand an der Werkspforte sitzt und täglich nur ein paar Dutzend Personen durchgehen, ist die Investition in einen Kiosk unnötig groß.
Das Besuchermanagement-System löst dasselbe günstiger: Der Mitarbeiter erfasst den Ankommenden über den Browser. Das Ausweisdokument wird an den Leser gehalten, das System zieht Name und Nummer heraus, findet die Person von früher und prüft sofort, ob ihre Sicherheitsunterweisung noch gültig ist.
Es läuft eigenständig. Es benötigt kein Verkehrsleitsystem und keine Anbindung an unser Portal — es lässt sich auch dort einsetzen, wo Sie keine andere Technologie von uns haben.
Wann das System statt eines Kiosks zu wählen ist
- Die Werkspforte ist besetzt und bleibt es auch
- Die täglichen Ankünfte liegen im Dutzend-, nicht im Hunderterbereich
- Das Budget reicht nicht für einen Kiosk, die Erfassung ist aber nötig
- Sie wollen mit der Erfassung beginnen und den Kiosk später angehen
- Sie brauchen vor allem nachweisbare Sicherheitsunterweisungen, keine Selbstbedienung
Vom Ausweis zum Eintrag
Die gesamte Abfertigung passt auf einen Bildschirm. Der Mitarbeiter wechselt nicht zwischen Fenstern.
Ausweis auflegen
Der Leser liest den Personalausweis oder Reisepass und füllt Nachname, Vorname und Ausweisnummer aus. Das Auflegen ist jederzeit während der Eingabe möglich — der Cursor muss in keinem Feld stehen und bereits eingegebener Text bleibt erhalten. Ein abgelaufenes Dokument meldet das System.
Person auffinden
Anhand der Ausweisnummer wird die Person von früher gefunden, sodass keine Dubletten entstehen. Ein zweites Eintreffen derselben Person ohne erfassten Austritt weist das System ab.
Zutrittsart
Besucher, kurzfristiger oder langfristiger Lieferant. Danach legt die Matrix fest, welche Unterweisungen verpflichtend sind.
Prüfung der Unterweisung
Wenn Sie auch das Modul Sicherheitsunterweisung haben, prüft das System die Gültigkeit sofort. Fehlt etwas oder ist es abgelaufen, öffnet sich für den Mitarbeiter ein Auswahlfenster. Ohne dieses Modul wird der Schritt übersprungen.
Eintrag der Ankunft
Ergänzt werden Firma, Besuchsziel, Zweck, die Nummer der ausgegebenen Karte und gegebenenfalls das Kfz-Kennzeichen. Die Person erscheint dann in der Übersicht „Auf dem Gelände“.
Was das System kann
- Erfassung von Personen und Fahrzeugen an der Werkspforte
- Drei Zutrittsarten mit eigenen Regeln
- Lesen von Personalausweisen und Reisepässen
- Prüfung der Ausweisgültigkeit
- Person anhand der Ausweisnummer auffinden
- Ablehnung eines doppelten Zutritts
- Firmenfeld mit Vervollständigung aus der Erfassung
- Erfassung der Besucherkarte
- Übersicht „Wer ist gerade auf dem Gelände“
- Hervorhebung von Aufenthalten über 8 Stunden
- Betrieb auf PC, Laptop, Tablet und Smartphone
- Austrittserfassung und Aufenthaltsdauer
- Optionale Anbindung an die Sicherheitsunterweisung
Die Sicherheitsunterweisung lässt sich anbinden — oder weglassen
Das Besuchermanagement-System erfasst, wer auf dem Gelände ist. Das Modul Sicherheitsunterweisung stellt sicher, dass diese Person eine Unterweisung absolviert hat und dass sie noch gültig ist — und es betrifft alle eintretenden Personen, auch Ihre eigenen Mitarbeiter.
Sie funktionieren getrennt und gemeinsam. Wenn Sie sie verbinden, wird die Gültigkeit der Unterweisung direkt bei der Registrierung geprüft, und der Mitarbeiter sieht, was der Person fehlt, bevor er sie hereinlässt. Wenn Sie sich jetzt nicht damit befassen möchten, läuft das Besuchermanagement-System auch ohne es.
Umgekehrt gilt das auch: Viele Kunden drängt ein Audit gerade zu nachweisbaren Unterweisungen, und sie schaffen das Modul noch vor der Besuchererfassung an.
Was die Verbindung bringt
- Gültigkeitsprüfung bei jedem Zutritt
- Pflichtenmatrix nach Zutrittsart
- Senden an den Schulungs-PC direkt aus der Registrierung
- Unterschrift auf dem Tablet direkt am Empfang
- Bestätigung bei der Person nachvollziehbar
Im Browser — auf PC, Laptop, Tablet und Smartphone
Es ist kein Programm, das installiert wird. An der Werkspforte öffnet man eine Adresse und arbeitet. Dieselbe Adresse funktioniert von PC, Laptop, Tablet und Smartphone, und die Oberfläche passt sich der Bildschirmgröße an.
In der Praxis ist es meist so aufgeteilt: ein PC oder Laptop an der Werkspforte, weil die Leser dort angeschlossen werden, ein Tablet für die Unterschrift und ein Smartphone für den schnellen Blick, wer gerade auf dem Gelände ist — etwa wenn der Schichtmeister durch den Betrieb geht.
Eine Einschränkung sei genannt: USB-Hardware — Ausweisleser, Kartenleser und Unterschriften-Pad mit eigenem Display — benötigt einen Computer. Vom Smartphone lässt sich manuell erfassen, ein Ausweis wird damit aber nicht ausgelesen.
Unterschrieben wird mit dem Finger, dem Stift oder der Maus. Pads mit eigenem Display — Wacom STU und signotec — steuert ein kleines Programm auf diesem Computer; ausführlicher beim Modul Sicherheitsunterweisung.
Wo es eingesetzt wird
- PC an der Werkspforte — mit den Lesern
- Laptop am Empfang oder im Büro
- Tablet für die Unterschrift des Besuchers
- Smartphone für die Übersicht, wer auf dem Gelände ist
- Schulungs-PC im Vollbildmodus
Zwei Bildschirme, die der Mitarbeiter den ganzen Tag nutzt
Es läuft im Browser auf dem PC der Werkspforte. Es wird nichts installiert.
Die häufigsten Fragen
Worin unterscheidet es sich von e-Recepce?
Der Kiosk fertigt den Besucher selbst ab — der Besucher identifiziert sich, absolviert die Unterweisung und holt sich eine Karte ohne Personal. Das Besuchermanagement-System ist ein Werkzeug für den Mitarbeiter: Es erfasst dasselbe, aber ein Mensch an der Werkspforte gibt es ein. Eine günstigere Einstiegsstufe, wo Selbstbedienung nicht das Ziel ist.
Müssen wir auch die Sicherheitsunterweisung nehmen?
Nein. Das Modul Sicherheitsunterweisung wird separat verkauft — Sie können es einzeln, später oder gar nicht erwerben. Ohne es erfasst das Besuchermanagement-System Zu- und Austritte ganz normal; es überwacht nur die Gültigkeit der Unterweisung nicht.
Können wir hiermit anfangen und den Kiosk später ergänzen?
Ja, und das ist ein sinnvolles Vorgehen. Zuerst wird die Erfassung geordnet, erst dann wird geklärt, ob sich eine Investition in Selbstbedienung lohnt.
Auf welchem Gerät läuft es?
Auf allem mit Browser — PC, Laptop, Tablet und Smartphone; die Oberfläche passt sich dem Bildschirm an. Ein Computer ist nur dort nötig, wo USB-Hardware angeschlossen ist: Ausweisleser, Kartenleser oder Unterschriften-Pad mit eigenem Display.
Braucht es eine Anbindung an Ihr Portal oder das Verkehrsleitsystem?
Nein. Es läuft eigenständig. Das ist Absicht — es soll auch dort einsetzbar sein, wo Sie sonst nichts von uns haben.
Was wird IT-seitig benötigt?
Ein Server mit Datenbank im Kundennetz und ein Browser an der Werkspforte. Der Ausweisleser wird per USB-Kabel angeschlossen und benötigt keinen Treiber.
Interessiert Sie ein Besuchermanagement-System für Ihren Betrieb?
Beschreiben Sie uns, wie es bei Ihnen heute läuft. Wir melden uns mit einem Vorschlag zum Umfang und einem Preis — oder stellen Sie zunächst Ihre Anforderung im Konfigurator zusammen.