e-Recepce — Recepción de Autoservicio
Una recepción que registra a las visitas incluso a las seis de la mañana y en domingo. La visita se identifica con un documento de identidad o un código QR, realiza la instrucción de seguridad, el sistema llama al anfitrión y emite una tarjeta de acceso.
Ocho minutos en el mostrador se reducen a noventa segundos
Una recepción clásica tiene dos debilidades: cuesta un salario por cada hora de funcionamiento y fuera del horario laboral simplemente no está. Y la mayor parte de lo que hace un recepcionista es administración repetitiva: anotar un nombre, recoger la firma de la instrucción, llamar al anfitrión, emitir una tarjeta y recuperarla tras la visita.
e-Recepce ejecuta toda esta cadena por sí sola. La visita presenta su DNI o escanea el código QR de la invitación, el sistema lee los datos del documento, le guía por la instrucción de seguridad, le hace firmar directamente en la pantalla, llama al anfitrión y, tras su confirmación, emite una tarjeta RFID para el torno.
Usted obtiene un registro en el que se puede rastrear quién estuvo en el edificio, cuándo llegó, a quién visitó y que completó la instrucción. Es exactamente lo que le pedirán el auditor y la aseguradora.
También aquí hay más nombres que cosas. Recepción automática, recepción de autoservicio y recepción digital designan lo mismo: un kiosco para visitasque gestiona el registro sin recepcionista. Si necesita un registro de visitas sin kiosco, atendido en la caseta de control de acceso, encaja mejor el sistema de gestión de visitas.
Lo que desaparece
- El salario de una recepción atendida fuera de las horas punta
- Un libro de visitas llevado a mano
- Actas en papel de la instrucción de seguridad
- Rastrear quién perdió una tarjeta
- Una cola cuando llega un grupo entero de golpe
Qué puede hacer e-Recepce
El alcance se compone según su operación — desde el simple registro hasta la integración completa con el sistema de control de accesos.
- Funcionamiento ininterrumpido 24/7 sin personal
- Lectura de DNI y pasaportes
- Lectura de códigos QR de invitaciones
- Interfaz multilingüe
- Instrucción de seguridad y EPI digital
- Firma electrónica en pantalla
- Acta en PDF de la instrucción completada
- Emisión automática de tarjetas RFID
- Recogida de tarjetas a la salida (tragatarjetas)
- Registro masivo de todo un grupo
- Registro previo web de visitas
- Invitaciones iCalendar para Outlook
- Contacto telefónico con el anfitrión
- Autorización de entrada por tonos
- Registro e historial de visitas
- Exportación de datos para auditoría
- Conexión con el sistema de control de accesos vía API
- Administración web desde cualquier ordenador
El registro que verá al día siguiente de la puesta en marcha
La administración funciona en el navegador. Lo que más se imprime es un resumen de quién estuvo en el edificio — ya sea para una auditoría o para localizar una tarjeta que falta.
Implantaciones típicas
Tiene más sentido donde decenas de personas pasan a diario por recepción, donde la operación funciona fuera del horario habitual, o donde debe acreditar de forma demostrable la instrucción de seguridad.
Documentación de e-Recepce
Lo que solemos enviar por correo tras la primera llamada. Puede llevárselo directamente.
El kiosco no lee el documento a ojo, sino desde la zona de lectura mecánica
Una solución barata escanea el anverso del documento y lo «lee» por OCR — y confunde el cero con la letra O. Nuestro kiosco lee la zona de lectura mecánica (MRZ) según la norma ICAO 9303: en el DNI, en el pasaporte y en los documentos de extranjeros. La zona incluye dígitos de control, de modo que la transcripción se verifica sola y el formulario de visita se rellena previamente sin erratas.
A ello se añaden, de forma opcional, dos cosas más. La verificación de validez del documento contra el registro público de documentos no válidos podemos incorporarla de modo que funcione desde una copia local incluso durante una caída de red — el kiosco avisa cuando un documento presentado consta como perdido o robado. Y la detección de la presencia de alcohol en el aliento mediante un test externo.
Dónde está el límite lo decimos sin rodeos: el kiosco verifica que el documento no conste como no válido y que los dígitos de control coincidan. No verifica la autenticidad física del documento ni que la persona sea su titular — eso es otro nivel y nunca lo vendemos como «verificación de identidad».
Con el test lo decimos con la misma honestidad: detectamos la presencia de alcohol en el aliento, no medimos su nivel y no somos un instrumento de medida homologado. El resultado es una indicación para el registro, no una prueba.
Qué puede hacer el kiosco con el documento
- Lectura de MRZ — DNI, pasaporte y documentos de extranjeros
- Verificación de dígitos de control contra erratas
- Verificación opcional de validez contra el registro
- Detección opcional de alcohol en el aliento
- Precompletado de la visita sin transcripción manual
Lo que más preguntan
¿Tenemos que despedir al recepcionista por esto?
No, y la mayoría de los clientes no lo hace. El escenario típico es que el recepcionista se queda para lo que la máquina no sabe hacer — representación, resolución de excepciones, trabajo para la empresa — mientras el kiosco cubre la punta de la mañana, las comidas, las tardes y los fines de semana. El ahorro surge de no tener que cubrir el segundo y el tercer turno.
¿Dónde funciona el software — con nosotros o con ustedes?
Según su política de TI. El software de control puede funcionar directamente en el kiosco, en un servidor de su red o en nuestra infraestructura dedicada. En la implantación básica la base de datos es local y no está expuesta a internet.
¿Quién aporta el contenido de la instrucción de seguridad?
Usted. Nosotros aportamos la tecnología que lo presenta, recoge la firma y guarda el comprobante. El contenido de la instrucción es su responsabilidad y suele ser distinto para cada operación.
¿Puede emitir una tarjeta en nuestro sistema de control de accesos existente?
A veces sí, pero no es algo garantizado — depende de qué interfaz ofrezca su sistema. O bien el kiosco emite tarjetas con permisos preconfigurados directamente en él (normalmente para el torno contiguo), o los permisos se gestionan en su sistema de control de accesos mediante su API. La segunda opción siempre la verificamos de antemano y nunca la prometemos a ciegas.
¿Puede con un grupo que llega en un solo autobús?
Sí. El registro masivo da de alta a todo el grupo de una vez; el conductor recibe una tarjeta virtual y los ocupantes tarjetas físicas para el torno.
¿Qué diferencia hay entre recepción electrónica, automática y de autoservicio?
Son denominaciones de lo mismo: una recepción que el propio visitante maneja en un kiosco. La decisión debería basarse en otra cosa: si quiere un kiosco que gestione la visita completa (documento, instrucción, llamada al anfitrión, tarjeta) o solo un registro de visitas que lleve el personal en la caseta de control de acceso. Lo segundo lo resuelve el sistema de gestión de visitas.
¿Qué documentos lee el kiosco?
El lector de documentos capta documentos de identidad y pasaportes; de la invitación basta un código QR. La lectura de documentos es opcional: en algunos sitios basta con que la visita diga su nombre y su empresa. Usted decide qué se guarda realmente del documento; el sistema no necesita registrar más de aquello para lo que tenga base legal.
¿Le interesa una recepción electrónica para su operación?
Cuéntenos cómo funciona hoy en su planta. Le responderemos con una propuesta de alcance y un precio, o configure primero su solicitud en el configurador.