e-Recepce — Recepcja Samoobsługowa
Recepcja, która obsłuży gościa nawet o szóstej rano i w niedzielę. Gość identyfikuje się dokumentem tożsamości lub kodem QR, przechodzi instruktaż BHP, system dzwoni do gospodarza i wydaje kartę dostępu.
Osiem minut przy okienku kurczy się do dziewięćdziesięciu sekund
Klasyczna recepcja ma dwie słabości: kosztuje wynagrodzenie za każdą godzinę pracy, a poza godzinami pracy po prostu jej nie ma. Tymczasem większość tego, co robi recepcjonista, to powtarzalna administracja — przepisać nazwisko, zebrać podpis pod instruktażem, zadzwonić do gospodarza, wydać kartę i odebrać ją po wyjściu.
e-Recepce przeprowadza cały ten łańcuch sama. Gość przykłada dowód osobisty lub skanuje kod QR z zaproszenia, system odczytuje dane z dokumentu, prowadzi go przez instruktaż BHP, pozwala podpisać bezpośrednio na ekranie, dzwoni do gospodarza i po jego potwierdzeniu wydaje kartę RFID na kołowrót.
Otrzymujesz ewidencję, w której można prześledzić, kto był w budynku, kiedy przyszedł, kogo odwiedził i że przeszedł instruktaż. To dokładnie to, czego zażąda audytor i ubezpieczyciel.
I tu nazw jest więcej niż rzeczy. Recepcja automatyczna, samoobsługowa i cyfrowa oznaczają to samo — kiosk dla gościktóry obsłuży rejestrację bez recepcjonistki. Jeśli potrzebujesz ewidencji gości bez kiosku, przy obsłudze w portierni, lepiej sprawdzi się system zarządzania gośćmi.
Co znika
- Wynagrodzenie za obsadzoną recepcję poza godzinami szczytu
- Ręcznie prowadzona księga gości
- Papierowe protokoły instruktażu BHP
- Ustalanie, kto zgubił kartę
- Kolejka przy jednoczesnym przyjeździe grupy
Co potrafi e-Recepce
Zakres składa się według Twojego obiektu — od zwykłej rejestracji aż po pełną integrację z systemem kontroli dostępu.
- Nieprzerwana praca 24/7 bez obsługi
- Odczyt dowodów osobistych i paszportów
- Odczyt kodów QR z zaproszeń
- Interfejs wielojęzyczny
- Cyfrowy instruktaż BHP i ŚOI
- Podpis elektroniczny na ekranie
- Protokół PDF ukończonego instruktażu
- Automatyczne wydawanie kart RFID
- Odbiór kart przy wyjściu (połykacz)
- Zbiorcza rejestracja całej grupy
- Internetowa wstępna rejestracja gości
- Zaproszenia iCalendar do Outlooka
- Telefoniczny kontakt z gospodarzem
- Autoryzacja wejścia tonowo (DTMF)
- Ewidencja i historia gości
- Eksport danych do audytu
- Połączenie z systemem kontroli dostępu przez API
- Zarządzanie przez przeglądarkę z dowolnego komputera
Ewidencja, którą zobaczysz następnego dnia po wdrożeniu
Zarządzanie działa w przeglądarce. Najczęściej drukuje się z niego zestawienie, kto był w budynku — czy to na potrzeby audytu, czy przy szukaniu brakującej karty.
Typowe wdrożenia
Najbardziej ma sens tam, gdzie codziennie przez recepcję przechodzą dziesiątki osób, gdzie ruch trwa także poza zwykłymi godzinami pracy lub gdzie trzeba w sposób udokumentowany wykazać instruktaż BHP.
Materiały o e-Recepce
To, co zwykle wysyłamy mailem po pierwszej rozmowie. Możesz to wziąć od razu.
Kiosk nie czyta dokumentu okiem, lecz ze strefy maszynowej
Tanie rozwiązanie skanuje przód dokumentu i „czyta” go OCR — i myli zero z literą O. Nasz kiosk czyta strefę odczytu maszynowego (MRZ) zgodnie z normą ICAO 9303: w dowodzie osobistym, w paszporcie i w dokumentach cudzoziemców. Częścią strefy są cyfry kontrolne, więc przepisanie weryfikuje się samo, a formularz gościa jest wypełniany wstępnie bez literówek.
Do tego opcjonalnie dwie dodatkowe rzeczy. Kontrolę ważności dokumentu wobec publicznego rejestru dokumentów nieważnych potrafimy dołożyć tak, by działała z lokalnej kopii nawet przy awarii sieci — kiosk ostrzega, gdy okazany dokument jest zgłoszony jako zgubiony lub skradziony. Oraz wykrywanie obecności alkoholu w wydychanym powietrzu zewnętrznym testerem.
Gdzie jest granica, mówimy wprost: kiosk sprawdza, że dokument nie jest zgłoszony jako nieważny i że cyfry kontrolne się zgadzają. Nie weryfikuje fizycznej autentyczności dokumentu ani tego, że osoba jest jego posiadaczem — to inny poziom i nigdy nie sprzedajemy tego jako „weryfikacja tożsamości”.
Przy testerze mówimy to równie uczciwie: wykrywamy obecność alkoholu w wydychanym powietrzu, nie mierzymy jego stężenia i nie jesteśmy przyrządem pomiarowym podlegającym legalizacji. Wynik to wskazówka do odprawy, nie dowód.
Co kiosk potrafi z dokumentu
- Odczyt MRZ — dowód, paszport i dokumenty cudzoziemców
- Weryfikacja cyfr kontrolnych przeciw literówkom
- Opcjonalna kontrola ważności wobec rejestru
- Opcjonalne wykrywanie alkoholu w wydychanym powietrzu
- Wstępne wypełnienie gościa bez ręcznego przepisywania
O co pytają najczęściej
Czy musimy przez to zwolnić recepcjonistkę?
Nie, i większość klientów tego nie robi. Typowy scenariusz jest taki, że recepcjonistka zostaje do tego, czego maszyna nie potrafi — reprezentacji, obsługi wyjątków, pracy dla firmy — a kiosk pokrywa poranny szczyt, obiady, wieczory i weekendy. Oszczędność bierze się z tego, że nie musisz obsadzać drugiej i trzeciej zmiany.
Gdzie działa oprogramowanie — u nas czy u Was?
Zgodnie z Waszą polityką IT. Oprogramowanie sterujące może działać bezpośrednio w kiosku, na serwerze w Waszej sieci lub w naszej dedykowanej infrastrukturze. W podstawowym wdrożeniu baza danych jest lokalna i nie jest wystawiona do internetu.
Kto dostarcza treść instruktażu BHP?
Wy. My dostarczamy technologię, która go prezentuje, pozwala podpisać i zapisuje dokument. Treść instruktażu jest Waszą odpowiedzialnością i bywa inna dla każdego obiektu.
Czy potrafi wydać kartę do naszego istniejącego systemu kontroli dostępu?
Czasem tak, ale nie jest to oczywistość — zależy od tego, jaki interfejs oferuje Wasz system. Albo kiosk wydaje karty z uprawnieniami ustawionymi bezpośrednio w nim (typowo na sąsiedni kołowrót), albo uprawnienia są zarządzane w Waszym systemie kontroli dostępu przez jego API. Drugi wariant zawsze weryfikujemy z wyprzedzeniem i nigdy nie obiecujemy go w ciemno.
Czy poradzi sobie z grupą, która przyjedzie jednym autobusem?
Tak. Zbiorcza rejestracja ewidencjonuje całą grupę naraz; kierowca dostaje kartę wirtualną, a załoga karty fizyczne na kołowrót.
Czym różni się recepcja elektroniczna, automatyczna i samoobsługowa?
To określenia tego samego — recepcji, którą gość obsługuje sam w kiosku. Decydować powinno co innego: czy chcesz kiosk obsługujący całą wizytę (dokument, instruktaż, telefon do gospodarza, karta), czy tylko ewidencję gości prowadzoną przez obsługę w portierni. To drugie realizuje system zarządzania gośćmi.
Jakie dokumenty odczyta kiosk?
Czytnik dokumentów odczyta dowody osobiste i paszporty, z zaproszenia wystarczy kod QR. Odczyt dokumentów jest opcjonalny — gdzieniegdzie wystarczy, że gość poda imię i firmę. To, co faktycznie zapisze się z dokumentu, ustawiasz sam; system nie musi ewidencjonować więcej, niż masz do tego podstawę prawną.
Zainteresowany elektroniczną recepcją dla swojego obiektu?
Opiszcie Państwo, jak to u Was dziś wygląda. Wrócimy z propozycją zakresu i ceną — albo najpierw skonfigurujcie zapytanie w konfiguratorze.