Gość
Krótki instruktaż zasad poruszania się i podpis na tablecie. Gotowe w minutę na recepcji; potwierdzenie wiąże się z osobą, nie z papierem.
Dla menedżerów EHS i BHP
Cyfrowa ewidencja szkoleń i instruktaży gości
Audytu nie obchodzi, że instruktaż się odbył — obchodzi go dowód. Cyfrowa ewidencja z terminami ważności, wersjami językowymi i potwierdzeniami PDF obejmuje gości, wykonawców i własnych pracowników.
Dlaczego papier nie wystarcza
Udowodnić instruktaż jest trudniej niż go przeprowadzić
Zapoznać człowieka z zasadami umie każda portiernia. Problem zaczyna się rok później, gdy trzeba udowodnić, że to się stało — kto podpisał, kiedy, w jakim języku i czy jeszcze obowiązuje. Papier w szufladzie tego nie udźwignie, a ręczna tabela ważności zawodzi przy pierwszej zmianie kadrowej.
Rozwiązaniem jest moduł instruktaż BHP: instruktaż powstaje wprost w ewidencji. Osoba podpisuje się na tablecie albo zdaje test na szkoleniowym PC, system zapisuje ważność i generuje potwierdzenie PDF z jej danymi, treścią oświadczenia i podpisem.
Przy następnym przyjściu ważność sprawdza się sama — obsługa widzi, czego osobie brakuje, zanim ją wpuści. Moduł sprzedawany jest osobno i można go wdrożyć nawet tam, gdzie ewidencję gości prowadzą Państwo inaczej albo wcale.
Co dzięki temu znika
- Papiery, których nie można znaleźć
- Ręczna tabela ważności szkoleń
- Ponowny instruktaż kogoś, kto ma go ważny
- Spory o to, czy instruktaż się odbył
- Tłumaczenie dla pracowników obcojęzycznych
Kogo obejmuje ewidencja
Gość, dostawca czy własny pracownik
Zakres się różni, ewidencja nie. Zasady wyznacza macierz obowiązków według typu osoby, działu i stanowiska.
Wykonawca i pracownik zewnętrzny
Obszerniejsze szkolenie z testem na szkoleniowym PC, bo pracuje na terenie. Ważność jest pilnowana i przy następnym przyjeździe sprawdza się sama.
Własny pracownik
Cykliczne szkolenia według działu i stanowiska — inne dla magazynu, inne dla kierowców. Przegląd pokaże, komu kończy się ważność, zanim się skończy.
Udokumentowanie
Języki, terminy ważności i dowód, który się znajdzie
Każdy język to osobny wariant instruktażu z własną prezentacją i testem — zwykle czeski, angielski, niemiecki i polski, a według składu załogi także inne. Gdy brakuje języka treści, system automatycznie używa angielskiego. Zaliczenie w dowolnym języku obowiązuje we wszystkich.
Test ma ustawialny próg zaliczenia i możliwość powtórzenia; bez podpisu instruktażu nie da się zakończyć. Z każdego zaliczenia powstaje potwierdzenie PDF przypisane do osoby — przy audycie filtruje się ewidencję zamiast przerzucać segregatory.
Treścią zarządzają Państwo sami w administracji webowej: prezentacje z obrazów, wideo i PDF, pytania testowe, wersje językowe. Zmiana zasad nie czeka na dostawcę.
Czego pilnuje ewidencja
- Ważność każdego instruktażu w dniach
- Zestawienie przeterminowanych i wkrótce wygasających
- Potwierdzenie PDF do każdego zaliczenia
- Wersje językowe z angielskim jako zapasowym
- Kontrola przy każdym przyjściu
Nie jesteśmy dostawcą szkoleń BHP i nie zastępujemy Państwa behapowca. Treść zasad dostarczają i zatwierdzają Państwo — my dostarczamy technologię, która ją zaprezentuje we właściwym języku, zweryfikuje testem, da do podpisu i w każdej chwili później wyda dowód.
Często zadawane pytania
O co najczęściej pytają menedżerowie EHS
Jak udowodnię audytorowi, że zewnętrzny przeszedł szkolenie?
W ewidencji wyszukują Państwo osobę, a przy niej potwierdzenie PDF z treścią oświadczenia, datą, językiem i podpisem. Nie szuka się papieru — filtruje się ewidencję.
Jak radzicie sobie z zagranicznymi kierowcami i pracownikami?
Instruktaże działają w wersjach językowych z własną prezentacją i testem; gdy brakuje języka treści, automatycznie używany jest angielski. Zaliczenie w jednym języku obowiązuje we wszystkich.
Czy potrzebny do tego kiosk?
Nie. Moduł sprzedawany jest osobno: krótki instruktaż podpisuje się na tablecie na recepcji, pełne szkolenie działa na zwykłym PC w przeglądarce. Łączy się z kioskiem e-Recepce, ale go nie wymaga.
Czy obejmie też cykliczne szkolenia pracowników?
Tak. Pracownicy mają w macierzy własne zasady według działu i stanowiska, system pilnuje ważności, a przegląd pokazuje, komu się kończy. Treść i terminy określa Państwa behapowiec.
Czy obsłuży też inne instruktaże niż BHP?
Tak — typy instruktaży zakładają Państwo sami. Tak samo załatwia się zwykle zgody RODO, zasady poruszania się po terenie czy szkolenia kierowców.
Chcą Państwo instruktaże z dowodem od ręki?
Proszę opisać, kogo dziś Państwo instruują i jak to dokumentują. Wrócimy z propozycją zakresu i ceną.