Návštěva
Krátké seznámení s pravidly pohybu a podpis na tabletu. Hotovo za minutu na recepci, potvrzení se váže k osobě, ne k papíru.
Pro EHS a BOZP manažery
Digitální evidence školení a seznámení návštěv
Audit nezajímá, že seznámení proběhlo — zajímá ho doklad. Digitální evidence s platnostmi, jazykovými verzemi a PDF potvrzením pokryje návštěvy, dodavatele i vlastní zaměstnance.
Proč papír nestačí
Doložit seznámení je těžší než ho provést
Seznámit člověka s pravidly umí každá vrátnice. Problém začíná, když se má o rok později doložit, že se to stalo — kdo podepsal, kdy, v jakém jazyce a jestli to ještě platí. Papír v šuplíku tohle neunese a ručně vedená tabulka platností selže s první personální změnou.
Řešením je Modul Seznámení BOZP: seznámení vzniká rovnou v evidenci. Osoba se podepíše na tabletu nebo projde testem na školicím PC, systém zapíše platnost a vygeneruje PDF potvrzení s jejími údaji, textem prohlášení a podpisem.
Při dalším příchodu se platnost zkontroluje sama — obsluha vidí, co člověku chybí, dřív než ho pustí dovnitř. Modul se prodává samostatně a nasadí se i tam, kde evidenci návštěv řešíte jinak nebo vůbec.
Co tím odpadne
- Papíry, které se nedají najít
- Ruční tabulka platností školení
- Opakované seznámení někoho, kdo ho má platné
- Dohadování, jestli seznámení proběhlo
- Tlumočení pro cizojazyčné pracovníky
Koho evidence pokryje
Návštěva, dodavatel i vlastní zaměstnanec
Rozsah se liší, evidence ne. Pravidla určuje matice povinností podle typu osoby, oddělení a pozice.
Dodavatel a externista
Obsáhlejší školení s testem na školicím PC, protože v areálu pracuje. Platnost se hlídá a při dalším příjezdu ověří sama.
Vlastní zaměstnanec
Opakovaná školení podle oddělení a pozice — jiná pro sklad, jiná pro řidiče. Přehled ukáže, komu platnost končí, než skončí.
Doložitelnost
Jazyky, platnosti a doklad, který se najde
Každý jazyk je samostatná varianta seznámení s vlastní prezentací i testem — běžně čeština, angličtina, němčina a polština, podle skladby pracovníků i další. Chybí-li mutace obsahu, systém automaticky použije angličtinu. Absolvování v kterémkoli jazyce platí za splněné napříč jazyky.
Test má nastavitelný práh úspěšnosti a možnost opakování; bez podpisu nejde seznámení dokončit. Ke každému absolvování vznikne PDF potvrzení dohledatelné u osoby — při auditu se netahá šanon, ale filtruje evidence.
Obsah si spravujete sami ve webové správě: prezentace z obrázků, videa i PDF, otázky testu, jazykové verze. Změna pravidel nečeká na dodavatele.
Co evidence hlídá
- Platnost každého seznámení ve dnech
- Přehled prošlých a brzy končících
- PDF potvrzení ke každému absolvování
- Jazykové verze s fallbackem na angličtinu
- Kontrola při každém příchodu
Nejsme poskytovatel školení BOZP a nesuplujeme vašeho bezpečnostního technika. Obsah pravidel dodáváte a schvalujete vy — my dodáváme technologii, která ho odprezentuje ve správném jazyce, ověří testem, nechá podepsat a kdykoli později vydá doklad.
Časté dotazy
Na co se EHS manažeři ptají nejčastěji
Jak doložím auditorovi, že externista prošel školením?
V evidenci dohledáte osobu a u ní PDF potvrzení s textem prohlášení, datem, jazykem a podpisem. Nehledá se papír — filtruje se evidence.
Jak řešíte zahraniční řidiče a pracovníky?
Seznámení běží v jazykových verzích s vlastní prezentací i testem; chybí-li jazyk obsahu, použije se automaticky angličtina. Absolvování v jednom jazyce platí za všechny.
Musíme kvůli tomu mít kiosek?
Ne. Modul se prodává samostatně: krátké seznámení se podepisuje na tabletu na recepci, plné školení běží na běžném PC v prohlížeči. S kioskem e-Recepce se propojí, ale nevyžaduje ho.
Pokryje to i opakovaná školení zaměstnanců?
Ano. Zaměstnanci mají v matici vlastní pravidla podle oddělení a pozice, systém hlídá platnost a v přehledu ukáže, komu končí. Obsah i lhůty určuje váš bezpečnostní technik.
Umí to i jiná seznámení než BOZP?
Ano — typy seznámení si zakládáte sami. Běžně se takhle řeší i zpracování osobních údajů, pravidla pohybu v areálu nebo školení řidičů.
Chcete mít seznámení doložitelné na první pokus?
Popište nám, koho dnes seznamujete a jak to dokládáte. Vrátíme se s návrhem rozsahu a cenou.