Visita
Instrucción breve sobre las normas de circulación y firma en tableta. Lista en un minuto en recepción; el certificado se vincula a la persona, no a un papel.
Para responsables de EHS y PRL
Registro digital de formaciones e instrucciones de visitas
A la auditoría no le importa que la instrucción se hiciera, sino el justificante. El registro digital con vigencias, versiones de idioma y certificados PDF cubre visitas, contratistas y empleados propios.
Por qué el papel no basta
Demostrar la instrucción cuesta más que impartirla
Instruir a una persona en las normas lo sabe hacer cualquier portería. El problema empieza un año después, cuando hay que demostrar que ocurrió: quién firmó, cuándo, en qué idioma y si sigue vigente. El papel en un cajón no lo aguanta y una tabla de vigencias a mano falla con el primer cambio de personal.
La solución es el módulo de instrucción de seguridad: la instrucción nace directamente en el registro. La persona firma en una tableta o hace el test en un PC de formación, el sistema anota la vigencia y genera un certificado PDF con sus datos, el texto de la declaración y la firma.
En la siguiente llegada la vigencia se comprueba sola: el personal ve qué le falta a la persona antes de dejarla entrar. El módulo se vende por separado y se implanta incluso donde el registro de visitas se resuelve de otro modo o no existe.
Qué desaparece
- Papeles que no aparecen
- Tabla manual de vigencias de formación
- Repetir la instrucción a alguien que la tiene vigente
- Discusiones sobre si la instrucción se llevó a cabo
- Interpretación para trabajadores de otros idiomas
A quién cubre el registro
Visita, proveedor o empleado propio
El alcance varía, el registro no. Las reglas las fija una matriz de obligaciones por tipo de persona, departamento y puesto.
Contratista y externo
Una formación más amplia con test en el PC de formación, porque trabaja en el recinto. La vigencia se controla y se verifica sola en la siguiente llegada.
Empleado propio
Formaciones periódicas por departamento y puesto: distintas para almacén y para conductores. El resumen muestra a quién se le acaba la vigencia antes de que se acabe.
Trazabilidad
Idiomas, vigencias y un justificante que aparece
Cada idioma es una variante propia de la instrucción con su presentación y su test: normalmente checo, inglés, alemán y polaco, y más según la plantilla. Si falta el idioma del contenido, el sistema recurre automáticamente al inglés. Completarla en cualquier idioma vale para todos.
El test tiene umbral de aprobado configurable y se puede repetir; sin firma la instrucción no se puede cerrar. De cada superación queda un certificado PDF localizable en la persona: en la auditoría se filtra el registro en vez de arrastrar archivadores.
El contenido lo gestiona usted en la administración web: presentaciones con imágenes, vídeo y PDF, preguntas del test, versiones de idioma. Un cambio de normas no espera al proveedor.
Qué vigila el registro
- Vigencia de cada instrucción en días
- Panel de caducadas y próximas a caducar
- Certificado PDF por cada superación
- Versiones de idioma con respaldo en inglés
- Comprobación en cada llegada
No somos proveedores de formación en PRL ni sustituimos a su técnico de prevención. El contenido de las normas lo aporta y aprueba usted; nosotros aportamos la tecnología que lo presenta en el idioma correcto, lo verifica con un test, lo hace firmar y emite el justificante en cualquier momento posterior.
Preguntas frecuentes
Lo que más preguntan los responsables de EHS
¿Cómo demuestro al auditor que el externo fue formado?
Busca a la persona en el registro y encuentra su certificado PDF con el texto de la declaración, fecha, idioma y firma. No se busca papel: se filtra el registro.
¿Cómo tratan a conductores y operarios extranjeros?
Las instrucciones funcionan en versiones de idioma con su propia presentación y test; si falta el idioma, se usa automáticamente el inglés. Superarla en un idioma vale para todos.
¿Necesitamos un kiosco para esto?
No. El módulo se vende por separado: la instrucción breve se firma en una tableta en recepción y la formación completa corre en un PC normal en el navegador. Se conecta con el kiosco e-Recepce, pero no lo exige.
¿Cubre también las formaciones periódicas de empleados?
Sí. Los empleados tienen sus propias reglas en la matriz por departamento y puesto, el sistema controla la vigencia y el resumen muestra a quién se le termina. El contenido y los plazos los define su técnico de prevención.
¿Sirve para instrucciones distintas de la seguridad?
Sí: los tipos de instrucción los crea usted. Así se gestionan también el tratamiento de datos, las normas de circulación del recinto o la formación de conductores.
¿Quiere instrucciones demostrables a la primera?
Cuéntenos a quién instruye hoy y cómo lo demuestra. Volveremos con una propuesta de alcance y precio.