System zarządzania gośćmi
Nie każdy zakład potrzebuje samoobsługowego kiosku. Gdy ktoś obsługuje portiernię, wystarczy dać mu narzędzie, które prowadzi ewidencję i pilnuje instruktaży.
Kiosk nie wszędzie się opłaca
Kiosk ma sens tam, gdzie tworzą się kolejki, gdzie zakład pracuje poza godzinami pracy albo gdzie chce się zaoszczędzić obsadzoną zmianę. Ale gdy ktoś i tak siedzi na portierni, a dziennie przechodzi kilkadziesiąt osób, inwestycja w kiosk jest niepotrzebnie duża.
System zarządzania gośćmi rozwiązuje to samo taniej: operator rejestruje przybyłego przez przeglądarkę. Przykłada dokument tożsamości do czytnika, system pobiera z niego imię i numer, odnajduje osobę z poprzedniej wizyty i od razu sprawdza, czy jej instruktaż BHP jest ważny.
Działa samodzielnie. Nie wymaga systemu ruchu na terenie ani połączenia z naszym portalem — można go wdrożyć nawet tam, gdzie nie mają Państwo żadnej innej naszej technologii.
Kiedy wybrać system zamiast kiosku
- Portiernia ma obsługę, która pozostanie na miejscu
- Dzienna liczba przybyłych idzie w dziesiątki, nie w setki
- Budżet nie wystarcza na kiosk, ale ewidencja jest potrzebna
- Chcą Państwo zacząć od ewidencji, a kiosk rozważyć później
- Potrzebują Państwo przede wszystkim udokumentowanego instruktażu BHP, nie samoobsługi
Od dokumentu do wpisu
Cała obsługa mieści się na jednym ekranie. Operator nie przełącza się między oknami.
Przyłożenie dokumentu
Czytnik odczytuje dowód osobisty lub paszport i wypełnia nazwisko, imię oraz numer dokumentu. Można go przyłożyć w dowolnym momencie wypełniania — kursor nie musi znajdować się w żadnym polu, a już wpisany tekst nie zostaje naruszony. Przeterminowany dokument system zgłasza.
Odnalezienie osoby
Na podstawie numeru dokumentu odnajdywana jest osoba z wcześniejszej wizyty, dzięki czemu nie powstają duplikaty. Drugie wejście tej samej osoby bez zarejestrowanego wyjścia system odrzuca.
Typ wejścia
Gość, dostawca krótko- lub długoterminowy. Na tej podstawie macierz określa, które instruktaże są obowiązkowe.
Kontrola instruktażu
Jeśli mają Państwo również moduł instruktażu BHP, system od razu weryfikuje ważność. Gdy czegoś brakuje lub straciło ważność, operatorowi wyskakuje okno z wyborem. Bez tego modułu krok jest pomijany.
Zapis wejścia
Uzupełniane są: firma, do kogo, cel, numer wydanej karty i ewentualnie tablica rejestracyjna. Osoba pojawia się w zestawieniu „Na terenie”.
Co potrafi system
- Ewidencja osób i pojazdów na portierni
- Trzy typy wejścia z własnymi regułami
- Odczyt dowodów osobistych i paszportów
- Kontrola ważności dokumentu
- Odnajdywanie osoby po numerze dokumentu
- Odrzucenie podwójnego wejścia
- Pole firmy z podpowiedziami z ewidencji
- Ewidencja karty gościa
- Zestawienie „kto jest teraz na terenie”
- Wyróżnienie pobytu ponad 8 godzin
- Działa na komputerze, laptopie, tablecie i telefonie
- Zapis wyjścia i czas pobytu
- Opcjonalne połączenie z instruktażem BHP
Instruktaż BHP można dołączyć — albo pominąć
System zarządzania gośćmi rejestruje, kto jest na terenie. Moduł instruktażu BHP pilnuje, by dana osoba przeszła instruktaż i by był on nadal ważny — i dotyczy wszystkich osób wchodzących, w tym Państwa pracowników.
Działają osobno i razem. Po ich połączeniu ważność instruktażu jest sprawdzana już przy rejestracji, a operator widzi, czego danej osobie brakuje, zanim ją wpuści. Jeśli nie chcą Państwo teraz się tym zajmować, system zarządzania gośćmi działa również bez niego.
Odwrotnie też to działa: wielu klientów audyt naciska właśnie w kierunku udokumentowanego instruktażu i nabywają moduł wcześniej niż ewidencję gości.
Co daje połączenie
- Kontrola ważności przy każdym wejściu
- Macierz obowiązków według typu wejścia
- Wysłanie na komputer szkoleniowy prosto z rejestracji
- Podpis na tablecie od razu w recepcji
- Potwierdzenie możliwe do odszukania przy osobie
W przeglądarce — na komputerze, laptopie, tablecie i telefonie
To nie program, który się instaluje. Na portierni otwiera się adres i pracuje. Ten sam adres działa z komputera, laptopa, tabletu i telefonu, a interfejs dostosowuje się do wielkości ekranu.
W praktyce zwykle jest to podzielone tak: komputer lub laptop na portierni, bo do niego podłącza się czytniki, tablet do podpisu i telefon do szybkiego podglądu, kto jest na terenie — na przykład gdy mistrz zmiany obchodzi zakład.
Warto wspomnieć o jednym ograniczeniu: sprzęt USB — czytnik dokumentów, czytnik kart i pad do podpisu z własnym wyświetlaczem — wymaga komputera. Z telefonu można rejestrować ręcznie, ale dokumentu się z niego nie odczyta.
Podpisuje się palcem, piórem lub myszą. Pady z własnym wyświetlaczem — Wacom STU i signotec — obsługuje mały program na tym komputerze; szczegóły przy module instruktażu BHP.
Gdzie się to stosuje
- Komputer na portierni — z czytnikami
- Laptop w recepcji lub w biurze
- Tablet do podpisu gościa
- Telefon do podglądu, kto jest na terenie
- Komputer szkoleniowy w trybie pełnoekranowym
Dwa ekrany, których operator używa cały dzień
Działa w przeglądarce na komputerze portierni. Nic się nie instaluje.
O co pytają najczęściej
Czym różni się od e-Recepce?
Kiosk obsługuje gościa samodzielnie — gość identyfikuje się, przechodzi instruktaż i odbiera kartę bez obsługi. System zarządzania gośćmi to narzędzie dla operatora: rejestruje to samo, ale wprowadza to człowiek na portierni. Tańszy poziom wejściowy tam, gdzie samoobsługa nie jest celem.
Czy musimy brać też instruktaż BHP?
Nie. Moduł instruktażu BHP sprzedawany jest osobno — można go nabyć oddzielnie, później albo wcale. Bez niego system zarządzania gośćmi normalnie rejestruje wejścia i wyjścia, tyle że nie pilnuje ważności instruktażu.
Czy możemy zacząć od tego i dodać kiosk później?
Tak, i to rozsądne podejście. Najpierw porządkuje się ewidencję, a dopiero potem rozważa, czy warto inwestować w samoobsługę.
Na jakim urządzeniu to działa?
Na dowolnym z przeglądarką — komputer, laptop, tablet i telefon; interfejs dostosowuje się do ekranu. Komputer jest potrzebny tylko tam, gdzie podłączony jest sprzęt USB: czytnik dokumentów, czytnik kart lub pad do podpisu z własnym wyświetlaczem.
Czy wymaga połączenia z Państwa portalem lub systemem ruchu na terenie?
Nie. Działa niezależnie. To zamierzone — ma dać się wdrożyć nawet tam, gdzie nie mają Państwo od nas nic innego.
Co jest potrzebne po stronie IT?
Serwer z bazą danych w sieci klienta i przeglądarka na portierni. Czytnik dokumentów podłącza się kablem USB i nie wymaga sterownika.
Zainteresowani systemem zarządzania gośćmi dla swojego zakładu?
Opiszcie Państwo, jak to u Was dziś wygląda. Wrócimy z propozycją zakresu i ceną — albo najpierw skonfigurujcie zapytanie w konfiguratorze.