Sistema de gestión de visitas
No todas las instalaciones necesitan un kiosco de autoservicio. Si alguien atiende la caseta de control de acceso, basta con darle una herramienta que lleve el registro y controle las instrucciones.
El kiosco no compensa en todas partes
Un kiosco tiene sentido donde hay colas, donde la actividad continúa fuera del horario laboral o donde se quiere ahorrar un turno ocupado. Pero si alguien atiende la caseta de control de acceso de todos modos y solo pasan unas decenas de personas al día, invertir en un kiosco resulta excesivo.
El sistema de gestión de visitas resuelve lo mismo por menos: el operador registra al visitante a través del navegador. Acerca el documento de identidad al lector, el sistema extrae el nombre y el número, localiza a la persona de una visita anterior y comprueba de inmediato si su instrucción de seguridad sigue vigente.
Funciona de forma autónoma. No necesita sistema de tráfico del recinto ni conexión con nuestro portal, y puede implantarse incluso donde no tenga ninguna otra tecnología nuestra.
En la práctica es un libro de visitas electrónico: sustituye el cuaderno del mostrador por un registro consultable que vigila las validades por sí solo. Además de las visitas recoge también proveedores y trabajadores externos, y un resumen de las personas presentes en ese momento. La diferencia con la recepción electrónica es solo una: aquí los datos los introduce el personal, allí los introduce el propio visitante en el kiosco.
Cuándo elegir el sistema en lugar del kiosco
- La caseta de control de acceso tiene personal que seguirá allí
- Las llegadas diarias son decenas, no centenares
- El presupuesto no alcanza para un kiosco, pero se necesita el registro
- Quiere empezar por el registro y plantearse el kiosco más adelante
- Necesita sobre todo instrucciones de seguridad documentadas, no autoservicio
Del documento al registro
Todo el registro cabe en una sola pantalla. El operador no cambia entre ventanas.
Acercar el documento
El lector lee el DNI o el pasaporte y rellena los apellidos, el nombre y el número del documento. Se puede acercar en cualquier momento durante la cumplimentación: el cursor no tiene que estar en ningún campo y el texto ya escrito no se altera. El sistema avisa de un documento caducado.
Localización de la persona
Por el número del documento se localiza a la persona de una visita anterior, de modo que no se generan duplicados. Una segunda entrada de la misma persona sin salida registrada es rechazada por el sistema.
Tipo de entrada
Visita, proveedor de corta o de larga duración. En función de ello, la matriz determina qué instrucciones son obligatorias.
Comprobación de la instrucción
Si dispone también del módulo de instrucción de seguridad, el sistema verifica la vigencia de inmediato. Si falta algo o ha caducado, al operador le aparece una ventana con opciones. Sin este módulo, el paso se omite.
Registro de la entrada
Se añaden la empresa, a quién visita, el motivo, el número de la tarjeta emitida y, en su caso, la matrícula. La persona aparece entonces en el listado «En la planta».
Qué puede hacer el sistema
- Registro de personas y vehículos en la caseta de control de acceso
- Tres tipos de entrada con reglas propias
- Lectura de DNI y pasaportes
- Comprobación de la validez del documento
- Localización de la persona por el número del documento
- Rechazo de una doble entrada
- Campo de empresa con autocompletado desde el registro
- Registro de la tarjeta de visita
- Listado «quién está ahora en la planta»
- Resaltado de estancias de más de 8 horas
- Funciona en PC, portátil, tableta y móvil
- Registro de salida y duración de la estancia
- Conexión opcional con la instrucción de seguridad
La instrucción de seguridad se puede añadir — o dejar de lado
El sistema de gestión de visitas registra quién está en la planta. El módulo de instrucción de seguridad controla que esa persona haya recibido la instrucción y que siga vigente — y afecta a todas las personas que entran, incluidos sus propios empleados.
Funcionan por separado y juntos. Si los combina, la vigencia de la instrucción se comprueba en el mismo registro y el operador ve qué le falta a la persona antes de dejarla pasar. Si prefiere no abordarlo ahora, el sistema de gestión de visitas también funciona sin él.
Lo contrario también es cierto: a muchos clientes una auditoría los empuja precisamente hacia las instrucciones documentadas, y adquieren el módulo antes que el registro de visitas.
Qué aporta la combinación
- Comprobación de vigencia en cada entrada
- Matriz de obligaciones por tipo de entrada
- Envío al PC de formación directamente desde el registro
- Firma en la tableta en la propia recepción
- Confirmación localizable en la ficha de la persona
En el navegador — en ordenador, portátil, tableta y teléfono
No es un programa que se instale. En la caseta de control de acceso se abre una dirección y se trabaja. La misma dirección funciona desde ordenador, portátil, tableta y móvil, y la interfaz se adapta al tamaño de la pantalla.
En la práctica suele repartirse así: un ordenador o portátil en la caseta de control de acceso, porque a él se conectan los lectores, una tableta para la firma y un teléfono para consultar rápidamente quién está en la planta — por ejemplo, cuando el jefe de turno recorre las instalaciones.
Conviene señalar una limitación: el hardware USB — el lector de documentos, el lector de tarjetas y el pad de firma con pantalla propia — necesita un ordenador. Desde el teléfono se puede registrar manualmente, pero no leer un documento.
Se firma con el dedo, con un lápiz o con el ratón. Los pads con pantalla propia — Wacom STU y signotec — los gestiona un pequeño programa en ese ordenador; con más detalle en el módulo de instrucción de seguridad.
Dónde se usa
- Ordenador en la caseta de control de acceso — con los lectores
- Portátil en recepción o en la oficina
- Tableta para la firma de la visita
- Teléfono para ver quién está en la planta
- PC de formación en modo pantalla completa
Dos pantallas que el operador usa todo el día
Funciona en el navegador del ordenador de la caseta de control de acceso. No se instala nada.
Lo que más preguntan
¿En qué se diferencia de e-Recepce?
El kiosco atiende a la visita por sí solo — el visitante se identifica, realiza la instrucción y recoge una tarjeta sin personal. El sistema de gestión de visitas es una herramienta para el operador: registra lo mismo, pero lo introduce una persona en la caseta de control de acceso. Un nivel de entrada más económico allí donde el autoservicio no es el objetivo.
¿Tenemos que contratar también la instrucción de seguridad?
No. El módulo de instrucción de seguridad se vende por separado — puede adquirirlo aparte, más adelante o no adquirirlo. Sin él, el sistema de gestión de visitas registra las entradas y salidas con normalidad; simplemente no controla la vigencia de la instrucción.
¿Podemos empezar con esto y añadir el kiosco más adelante?
Sí, y es un enfoque sensato. Primero se ordena el registro y solo después se plantea si merece la pena invertir en autoservicio.
¿En qué dispositivo funcionará?
En cualquiera con navegador — ordenador, portátil, tableta y teléfono; la interfaz se adapta a la pantalla. Solo se necesita un ordenador donde hay hardware USB conectado: el lector de documentos, el lector de tarjetas o el pad de firma con pantalla propia.
¿Necesita conexión con su portal o con el sistema de tráfico del recinto?
No. Funciona de forma independiente. Es intencionado — debe poder implantarse incluso donde no tenga nada más nuestro.
¿Qué se necesita por parte de TI?
Un servidor con base de datos en la red del cliente y un navegador en la caseta de control de acceso. El lector de documentos se conecta por cable USB y no requiere controlador.
¿Le interesa un sistema de gestión de visitas para su instalación?
Cuéntenos cómo funciona hoy en su planta. Le responderemos con una propuesta de alcance y un precio, o configure primero su solicitud en el configurador.