Návštevný systém
Nie každá prevádzka potrebuje samoobslužný kiosk. Keď na vrátnici niekto sedí, stačí mu dať do ruky nástroj, ktorý zaňho vedie evidenciu a stráži oboznámenia.
Kiosk sa nevyplatí všade
Kiosk dáva zmysel tam, kde sa tvoria rady, kde prevádzka beží mimo pracovného času alebo kde sa má ušetriť obsadená zmena. Keď ale na vrátnici aj tak niekto sedí a denne prejde pár desiatok ľudí, je investícia do kiosku zbytočne veľká.
Návštevný systém rieši to isté lacnejšie: obsluha zaeviduje príchodzieho cez web. Doklad priloží k čítačke, systém z neho vytiahne meno aj číslo, dohľadá osobu z minula a rovno skontroluje, či má platné oboznámenie.
Beží samostatne. Nepotrebuje prejazdový systém ani napojenie na náš portál — dá sa nasadiť aj tam, kde inú našu technológiu nemáte.
Prakticky ide o elektronickú knihu návštev: nahrádza zošit na pulte evidenciou, v ktorej sa dá vyhľadávať a ktorá sama stráži platnosti. Okrem návštev sa do nej vedie aj evidencia dodávateľov a externých pracovníkov a prehľad osôb, ktoré sú práve v areáli. Rozdiel proti elektronickej recepcii je jediný: tu zadáva údaje obsluha, tam ich zadá návštevník sám na kiosku.
Kedy zvoliť systém namiesto kiosku
- Na vrátnici je obsluha, ktorá tam bude aj naďalej
- Denný počet príchodzích ide do desiatok, nie stoviek
- Rozpočet nestačí na kiosk, evidencia je však potrebná
- Chcete začať evidenciou a kiosk riešiť neskôr
- Potrebujete najmä doložiteľné oboznámenie, nie samoobsluhu
Od dokladu k zápisu
Celé odbavenie je jedna obrazovka. Obsluha neprepína medzi oknami.
Priloženie dokladu
Čítačka prečíta občiansky preukaz alebo pas a vyplní priezvisko, meno a číslo dokladu. Priložiť ho možno kedykoľvek počas vypĺňania — kurzor nemusí byť v žiadnom poli a rozpísaný text sa nepoškodí. Doklad po platnosti systém ohlási.
Dohľadanie osoby
Podľa čísla dokladu sa nájde osoba z minulosti, takže nevznikajú duplicity. Druhý príchod tej istej osoby bez zapísaného odchodu systém odmietne.
Typ vstupu
Návšteva, krátkodobý alebo dlhodobý dodávateľ. Podľa toho matica určí, ktoré oboznámenia sú povinné.
Kontrola oboznámenia
Ak máte aj Modul Oboznámenie s BOZP, systém rovno overí platnosť. Ak niečo chýba alebo prepadlo, obsluhe vyskočí okno s výberom. Bez tohto modulu sa krok preskočí.
Zápis príchodu
Doplní sa firma, za kým, účel, číslo vydanej karty a prípadne EČV. Osoba sa objaví v prehľade „V areáli“.
Čo systém dokáže
- Evidencia osôb aj vozidiel na vrátnici
- Tri typy vstupu s vlastnými pravidlami
- Čítanie občianskych preukazov a pasov
- Kontrola platnosti dokladu
- Dohľadanie osoby podľa čísla dokladu
- Odmietnutie dvojitého príchodu
- Firma s napovedaním z evidencie
- Evidencia návštevníckej karty
- Prehľad „kto je práve v areáli“
- Zvýraznenie pobytu nad 8 hodín
- Prevádzka na PC, notebooku, tablete aj mobile
- Zápis odchodu a doba pobytu
- Voliteľné napojenie na Oboznámenie s BOZP
Oboznámenie s BOZP sa dá pripojiť — alebo nechať bokom
Návštevný systém eviduje, kto je v areáli. Modul Oboznámenie s BOZP stráži, že daný človek prešiel oboznámením a že mu ešte platí — a týka sa všetkých vstupujúcich osôb vrátane vašich zamestnancov.
Fungujú oddelene aj spoločne. Keď ich spojíte, platnosť oboznámenia sa overí rovno pri registrácii a obsluha vidí, čo človeku chýba, skôr než ho pustí dnu. Ak to teraz nechcete riešiť, návštevný systém beží aj bez neho.
Opačne to platí tiež: mnohých zákazníkov tlačí audit práve na doložiteľné oboznámenie a modul si obstarávajú skôr než evidenciu návštev.
Čo spojenie prinesie
- Kontrola platnosti pri každom príchode
- Matica povinností podľa typu vstupu
- Odoslanie na školiaci PC priamo z registrácie
- Podpis na tablete rovno na recepcii
- Potvrdenie dohľadateľné pri osobe
V prehliadači — na počítači, notebooku, tablete aj telefóne
Nie je to program, ktorý sa inštaluje. Na vrátnici sa otvorí adresa a pracuje sa. Tá istá adresa funguje z počítača, notebooku, tabletu aj mobilu a rozhranie sa prispôsobí veľkosti displeja.
V praxi to býva rozdelené takto: počítač alebo notebook na vrátnici, pretože sa k nemu pripájajú čítačky, tablet na podpis a telefón na rýchly pohľad, kto je práve v areáli — napríklad keď zmenový majster obchádza prevádzku.
Jedno obmedzenie stojí za zmienku: hardvér na USB — čítačka dokladov, čítačka kariet aj podpisový pad s vlastným displejom — potrebuje počítač. Z telefónu sa dá evidovať ručne, doklad sa z neho však nenačíta.
Podpisuje sa prstom, perom aj myšou. Pady s vlastným displejom — Wacom STU a signotec — obsluhuje malý program na tom počítači; podrobnejšie pri Module Oboznámenie s BOZP.
Kde sa to používa
- Počítač na vrátnici — s čítačkami
- Notebook na recepcii alebo v kancelárii
- Tablet na podpis návštevy
- Telefón na prehľad, kto je v areáli
- Školiaci PC v celoobrazovkovom režime
Dve obrazovky, ktoré obsluha používa celý deň
Beží v prehliadači na počítači vrátnice. Nič sa neinštaluje.
Na čo sa pýtajú najčastejšie
Aký je rozdiel oproti e-Recepce?
Kiosk odbaví návštevu sám — návštevník sa identifikuje, prejde oboznámením a vyzdvihne si kartu bez obsluhy. Návštevný systém je nástroj pre obsluhu: eviduje to isté, ale zadáva to človek na vrátnici. Lacnejšia vstupná úroveň tam, kde samoobsluha nie je cieľom.
Musíme brať aj Oboznámenie s BOZP?
Nie. Modul Oboznámenie s BOZP sa predáva samostatne — dá sa obstarať zvlášť, neskôr alebo vôbec. Bez neho návštevný systém normálne eviduje príchody a odchody, len nestráži platnosť oboznámenia.
Môžeme začať týmto a kiosk pridať neskôr?
Áno, a je to rozumný postup. Najprv sa dá do poriadku evidencia, až potom sa rieši, či má zmysel investovať do samoobsluhy.
Na akom zariadení to pobeží?
Na akomkoľvek s prehliadačom — počítač, notebook, tablet aj telefón; rozhranie sa prispôsobí displeju. Počítač je potrebný len tam, kde visí USB hardvér: čítačka dokladov, čítačka kariet alebo podpisový pad s vlastným displejom.
Potrebuje to napojenie na váš portál alebo prejazdový systém?
Nie. Beží nezávisle. To je zámer — má sa dať nasadiť aj tam, kde od nás nemáte nič iné.
Čo je potrebné na strane IT?
Server s databázou v sieti zákazníka a prehliadač na vrátnici. Čítačka dokladov sa pripojí USB káblom a nevyžaduje ovládač.
Zaujíma vás návštevný systém pre vašu prevádzku?
Opíšte nám, ako to u vás dnes chodí. Vrátime sa s návrhom rozsahu a cenou — alebo si najprv zostavte zadanie v konfigurátore.